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Gestión del tiempo

Actualizado: 31 jul 2023

El tiempo es el activo más poderoso con el que contamos y el único recurso no renovable de la humanidad, por lo que su debida gestión es esencial.


La gestión del tiempo se entiende como la distribución adecuada del tiempo de trabajo de una persona en las distintas tareas que tiene que realizar, permitiendo obtener la mayor productividad posible.

Una adecuada gestión del tiempo aumenta la productividad del trabajador y disminuye su stress al no tener que realizar todas sus tareas a la vez. Aquí una lista de consejos para lograrlo.

1. Haz Lista de Tareas Utiliza los primeros 30 minutos del día para crear una lista de tareas diarias que se adapten a la planificación semanal de tus objetivos.

2. Prioriza las tareas : Lo urgente y lo importante!


La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión de tareas que ayuda a organizar y priorizar las actividades según su urgencia e importancia. Con esta herramienta, dividirás tus tareas en cuatro cuadrantes en función de cuáles realizarás primero, cuáles programarás para más tarde, cuáles delegarás y cuáles eliminarás.

Las tareas urgentes requieren tu atención inmediata. Cuando algo es urgente, debe hacerse ahora, y existen consecuencias claras si no finalizas esas tareas en un marco de tiempo específico. Estas son tareas que no puedes evitar, y cuanto más te demores en terminarlas, más estrés experimentarás, y esto puede llevar al agotamiento.

Las tareas importantes pueden no requerir atención inmediata, pero estas tareas te ayudan a lograr tus objetivos a largo plazo. El hecho de que estas tareas sean menos urgentes no significa que no importen. Deberás planificar cuidadosamente estas tareas para que puedas usar tus recursos de manera eficiente. Una vez conociendo la diferencia pueden separarse a en los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower.

3. Establece límites de tiempo para las tareas.

El time boxing y el time blocking son estrategias de gestión del tiempo muy útiles:Con la técnica de time blocking, asignarás un bloque de tiempo para trabajar en un conjunto de tareas similares, como revisar los emails, hablar con un cliente o redactar un texto.

Con la técnica de timeboxing, asignarás a cada tarea específica un bloque de tiempo individual con una hora de inicio y de finalización para poder exclusivamente centrarte en esa tarea. También es importante marcar el inicio y el final de las reuniones para evitar que se eternicen y perder el día sin hacer nada más.

4. Ordena y organiza tu área de trabajo Un entorno desordenado provoca falta de concentración y hace perder el foco. Y, cuando no estamos concentrados, es más probable que tengamos que invertir más tiempo de lo necesario en realizar nuestras tareas laborales diarias. Para evitarlo, es importante mantener nuestra mesa y nuestro entorno de trabajo en orden y organizado, sin montones de papeles ni objetos inútiles que te despisten de forma continua. Esto aplica también para tu escritorio digital en la computadora. Ocupan un orden lógico para archivar tus documentos de tal forma que no pierdas tiempo buscando cuando los ocupes. 5. No pospongas las tareas Si te encuentras posponiendo o poniendo excusas para no hacer algo, pregúntate por qué. La procrastinación es uno de los principales enemigos de una adecuada gestión del tiempo y lo que provoca muchas veces es que te sientas sobrepasado al final del día por todas aquellas tareas que has ido posponiendo y que se han acabado acumulando. Es importante identificar que cosas te roban el tiempo para minimizarlos.

6. No intentes ser multitarea En general, no hay muchas personas que hagan bien varias cosas a la vez, pues la mente se dispersa y cuesta volver a centrarse en nuestras tareas. Es mucho más efectivo terminar una tarea antes de pasar a otra. Si tienes que ocuparte de muchas labores diferentes, intenta agruparlas y lleva a cabo las que sean similares de forma consecutiva. 7. Delega correctamente, compartiendo la responsabilidad. Delegar es una de las habilidades más difíciles de poner en práctica para muchas personas. Dejemos claro que lo que se delega son objetivos, tareas y, en especial, los poderes y recursos necesarios para cumplir la misión. La responsabilidad no se delega, se comparte, pues la persona que delega es y seguirá siendo responsable de los resultados de su gente.


Para conocer más estrategias y fortalecer tus habilidades en gestión del tiempo, puedes participar en nuestros próximos cursos especializados. Escribe a negocios@ahk.com.sv para mantenerte informado de nuestras próximas capacitaciones relacionadas con este tema.

Sitios Web Consultados: Sodexo AEC Gestiopolis

Asana


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